“Мога ли да ви дам обратна връзка?“

Ако някога ви се е налагало да произнесете тези думи на работното място, знаете, че това, което следва, може да бъде сериозно стресиращо ходене по въже. Вашият колега виси на всяка ваша дума, а сърдечният му ритъм се ускорява и той се подготвя за удар. В същото време вие говорите на косъм и правите всичко възможно да бъдете конструктивни, без да сривате морала. Но истината е, че даването на отрицателна обратна връзка не трябва да е толкова трудно. И така, какъв е най-добрият начин да го правите?

Е, краткият отговор е, че трябва да подхождате към обратната връзка със самосъзнание и чувствителност, особено ако сте на ръководна позиция. Всъщност проучване, проведено от Университета на Пенсилвания, установи, че за лидерите е критично важно да бъдат чувствителни, когато предоставят обратна връзка на служителите, като много от участниците смятат, че колкото по-сурова е обратната връзка, толкова по-малко се засилва чувството за психологическа безопасност. Това, разбира се, има обратен ефект: създава работна среда с по-малко комуникация, сътрудничество и откритост. 

Ако не знаете откъде да започнете пътуването си към по-добра комуникация, предприемачът и експерт по лидерство Кристен Хадед е тук, за да ви помогне. Кристен е инструктор в курс „Ефективно предоставяне и приемане на обратна връзка“ 

От своя страна Кристен се кълне в метода на ФБР – класическа техника, която тя често използва в компанията си, за да създаде среда, в която конструктивната обратна връзка може да процъфтява. Тук тя обяснява как прави това

Разбиране на метода на ФБР

Методът „FBI“ означава „чувства, поведение и въздействие“. Една от силните страни на метода FBI е неговата гъвкавост. „Можете да го използвате и за двата вида обратна връзка. Можете да го използвате за обратна връзка за растеж, която аз наричам критична обратна връзка, нали? Това е начинът да вдъхновите някого да промени поведението си. Или можете да го използвате за признание, което също установихме, че е наистина важна форма на обратна връзка“, казва Хадеед.

Според Хадеед този подход е съобразен с формулирането на обратната връзка по начин, който е едновременно проницателен и съпричастен. „F е чувството. Как ви кара да се чувствате поведението на този човек?“ Хадеед обяснява. Това инициира обратната връзка, като се свързва лично с емоционалния ефект от поведението.

Както беше споменато, буквата „Б“ във ФБР означава поведение. „Какво е конкретното поведение, което е довело до чувството?“ 

Хадеед обяснява: „Когато се обърнем към действителното поведение, това позволява на получателя на обратна връзка да разбере точно какво действие се обсъжда. Звучи очевидно, но понякога в нервите си да предоставим обратна връзка изрязваме детайли, които могат да бъдат от решаващо значение за смисъла на разговора. Когато това се случи, действителното усещане за това, върху което трябва да се работи, може да се замъгли.“

„Въздействие“ се отнася до последиците или ефектите, които поведението е имало върху целите на екипа, проекта или индивидуалните цели. „Какво е било по-голямото въздействие на поведението на този човек?“, казва Хадеед.

И така, като пример, нека използваме тази обратна връзка: 

 „Вие ме прекъснахте на тази среща и напълно затворихте разговора“. 

В интерес на истината… Ужас! Езикът е обиден и обвинителен и създава незабавно напрежение с човека, на когото давате тази обратна връзка. Има вероятност той естествено да почувства нужда да се защити и разговорът може да се превърне в непродуктивен много бързо. 

Ако пречупим тази обратна връзка през призмата на метода на ФБР, тя може да звучи така:

„Наистина бях разочарован, когато прекъснахте представянето ми на онази среща, за да изкажете собственото си непосредствено мнение, защото не успях да обясня една идея, която наистина ме вълнуваше, и идеята беше затворена заради начина, по който разговорът беше отклонен.“

Обратната връзка вече се основава на вашия личен опит. Чувствата ви не могат да бъдат обезсилени или оспорени, защото това са вашите чувства. Споменавате точното поведение, което е предизвикало проблема, и въздействието, което това поведение е имало както върху способността ви да придвижите работата си напред, така и върху личния ви морал.

Подходът към обратната връзка по този начин задава по-разбираем тон на сътрудничество от самото начало и е много по-вероятно да доведе до по-положителен резултат.

Кристен също така подчертава, че е важно и как се въвежда обратната връзка. „Вярвам, че разполагате с около 5 до 10 секунди, за да приземите самолета, за да проведете продуктивен разговор“, казва тя. 

Ползите от ефективната обратна връзка:

Умението да се дава конструктивна обратна връзка е от жизненоважно значение за здравословната работна култура. Проучванията показват, че подходящата обратна връзка може да повиши ангажираността на служителите, като статистиката на Gallup разкрива, че служителите, които получават редовна обратна връзка, е 3,5 пъти по-вероятно да бъдат ангажирани в работата. Освен това проучване на Зенгер и Фолкман показва, че 92 % от служителите са съгласни, че когато е предоставена по подходящ начин, конструктивната обратна връзка може ефективно да подобри представянето.

Ефективната обратна връзка не само изяснява очакванията, но и мотивира хората, насърчава професионалното израстване и укрепва взаимоотношенията в екипите, като насърчава прозрачността и доверието.

Прилагането на метода FBI може значително да подобри качеството на обратната връзка в организацията. Той насърчава уважителен и съпричастен стил на комуникация, като гарантира, че обратната връзка води до положителни резултати, а не до конфликти. Тъй като бизнесът и лидерите продължават да търсят начини за насърчаване на растежа и усъвършенстването, овладяването на подобни техники става безценно.”

С.Сенек

Сега следвам любопитството си :опишете  в коментар накратко как за вас работи методът FBI при даване на сложна обратна връзка